Organizační struktura - Oddělení spisové a archivní služby
Vykonávané činnosti v oblasti samostatné působnosti:
- zabezpečuje provoz Centrální spisovny na budově č. II (nám. Osvobození), včetně přípravy podkladů pro Zemský archiv,
- zabezpečuje příjem a pohyb dokumentů v rámci spisové služby a současně metodicky řídí spisovou službu města, MÚ, ÚIA, MěP a organizačních složek města,
- zajišťuje pro nové uživatele spisové služby proškolení se základy práce se SW,
- zajišťuje administraci SW spisové služby,
- Zabezpečuje pracoviště E-podatelny, přijímá a předává dokumenty příslušným odborům v rámci spisové služby a současně odesílá dokumenty určené k vypravení přes E-podatelnu,
- Eviduje datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům v rámci spisové služby,
- Odesílá dokumenty, připravené k vypravení prostřednictvím datové schránky města,
- zabezpečuje obsluhu telefonní ústředny, poskytuje informace občanům v rámci správních budov a distribuuje poštu v rámci 27 samostatných obcí správního obvodu,
- zabezpečuje obsluhu faxového zařízení, vede evidenci příjmu a odesílání faxových zpráv,
- zajišťuje chod vypravené pošty z úřadu a současně zajišťuje třídění pošty pro doručovatelky města,
- Vede na úseku výpravny evidenci nedoručených poštovních zásilek v úložní stanovené době pro náhradní doručení a zajišťuje vrácení nevyzvednutých zásilek v rámci úřadu,
- zabezpečuje zásobování kancelářských potřeb úřadu, vede evidenci objednávek, jejich distribuci a pohyb na skladových kartách,
- zajišťuje centrální evidenci vyhlášených výběrových řízení městem,
- zabezpečuje ohlašovnu mimořádných událostí,
- vede evidenci drobných úrazů na pracovišti v rámci BOZP,
- plní další úkoly zadané zastupitelstvem města, radou města, starostou, místostarostou a tajemníkem MěÚ v oblasti své působnosti.
Vykonávané činnosti v oblasti výkonu státní správy (přenesená působnost):
- zajišťuje legalizaci podpisů a vidimaci listin,
- zajišťuje agendu ztrát a nálezů,
- zajišťuje agendu fyzické Úřední desky a připravuje podklady pro elektronickou Úřední desku,
- zajišťuje provoz kontraktního místa veřejné správy (pracoviště Czech-Point):
- provádí výpis z Rejstříku trestů,
- provádí výpis z Katastru nemovitostí,
- provádí výpis z Obchodního rejstříku,
- provádí výpis z Živnostenského rejstříku,
- provádí výpis z bodového hodnocení řidiče,
- provádí výpis ověřeného výstupu ze Seznamu kvalifikovaných dodavatelů,
- provádí podání do registru účastníků provozu modulu autovraků ISOH,
- provádí výpis z Insolvenčního rejstříku,
- provádí autorizované konverze dokumentů z listinné do elektronické formy a současně provádí autorizované konverze dokumentů z elektronické do listinné formy, vede evidenci provedených konverzí,
- zajišťuje pro klienta asistovaný přístup do Informačního systému datových schránek při zjištění existence datové schránky určitého subjektu, dále při učinění podání ve formě datové zprávy do datové schránky určitého subjektu a rovněž vyzvednutí dokumentu z datové schránky klienta,
- zajišťuje pro klienta asistovaný přístup při žádosti o zřízení datové schránky a rovněž při zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových údajů,
- sleduje a uplatňuje platné legislativní normy do činnosti spravovaných agend,
- podílí se při tvorbě směrnic a jiných vnitřních předpisů v oblasti své působnosti.